Toute comme la conformité, la dématérialisation est actuellement au cœur des enjeux de toutes les entreprises. En effet, le gouvernement est en train de mettre en place des cadres juridiques pour imposer aux entreprises de passer à la dématérialisation et à la conformité. Pour réussir cette transition, un outil de dématérialisation incontournable est essentiel. Dans cet article, trouvez les importances de la conformité et de la dématérialisation pour les entreprises.
Dématérialisation : économie de temps et d’argent
Depuis le 1er janvier 2020, la dématérialisation est devenue une obligation pour toute entreprise. En effet, toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit désormais être capable de recevoir des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs. Mais en plus du fait qu’elle soit obligatoire, la dématérialisation devient indispensable pour toute organisation voulant prospérer dans ses activités. Elle consiste en effet à supprimer toutes les archives physiques de votre entreprise. Qu’il s’agisse des bulletins de paie, des registres clients ou des factures, le processus de dématérialisation fait passer l’entreprise vers l’ère numérique. En plus de la diminution du temps de traitements de vos dossiers, la dématérialisation vous permet également d’économiser en matière d’argent, notamment les coûts de papier, d’encre, etc.
Conformité : une bonne politique de prévention
La conformité, appelée également compliance, est un ensemble de procédures préventives permettant aux entreprises d’éviter les risques liés au non-respect de la réglementation. La mise en place d’une politique de conformité nécessite à la fois l’implication de tous les organes exécutifs de l’entreprise ainsi que des employés. Elle se fait à travers l’instauration d’une culture du respect des règles et la création d’un organe de conseil pour identifier les risques d’infractions. Même si elle génère des coûts financiers considérables, elle procure de nombreux avantages aux entreprises. D’un côté, elle permet de réduire les risques de poursuites judiciaires à l’encontre de l’entreprise. Des secteurs tels que la lutte anti-blanchiment exigent une instauration obligatoire d’une politique de conformité.
Conformité et dématérialisation : un réel engagement éthique et écologique
Le passage à la conformité et à la dématérialisation confère aux entreprises une bonne réputation auprès des clients, des fournisseurs et des salariés. La conformité constitue un avantage concurrentiel permettant à votre entreprise de se démarquer des autres compétiteurs. Elle fait donc partie d’une démarche éthique et responsable de l’entreprise. La dématérialisation, quant à elle, est un argument important en faveur de l’écologie et du développement durable. En s’engageant à réduire l’utilisation du papier, l’entreprise contribue à réduire directement et indirectement le réchauffement climatique. Pour mettre en place une politique de dématérialisation et de conformité efficace, le choix d'un outil de dématérialisation incontournable est crucial. La constitution d’une équipe interne est également recommandée.