Vous voulez envoyer un document au format Word urgemment à votre client et ce dernier doit être signé pour avoir une valeur administrative et juridique ? Sachez que vous pouvez le signer numériquement pour éviter de l’imprimer et de l’envoyer par la poste. Qui plus est, l’administration est aujourd’hui numérisée afin que la correspondance se fasse plus rapidement. Voici comment procéder pour signer un document Word en ligne et en toute simplicité.
Une option de signature dans Word
Sur un fichier Word, vous avez l’option signature que vous trouverez dans l’onglet insertion. Cette option vous facilitera grandement la tâche si vous comptez imprimer par la suite le fichier et y apposer votre signature manuscrite, l’option disponible sur votre Word est parfaite. Vous pouvez également user de cette fonctionnalité pour préparer le champ où la signature numérique sera apposée. Certes, il est possible de signer un document Word de manière numérique mais avec une écriture manuscrite. Ce type de signature, même réalisé de manière numérique, n'a pas de valeur. Deux solutions s’offrent à vous : soit vous imprimez le document pour ensuite le signer à la main, soit vous
signez directement une signature numérique Word avec Universign en bonne et due forme. Dans tous les cas, vous pouvez créer une ligne de signature depuis l’option disponible sur Word.
Comment créer une ligne de signature dans son fichier Word ?
La création d’une ligne de signature sur Word est intuitive si vous avez l’habitude de travailler avec ce format de fichier. L’option signature se trouve l’onglet insertion. Dans cet onglet, vous vous rendez dans la fonction Ligne de signature. Cette fonction ajoute à votre document un emplacement pour la signature. Vous pouvez personnaliser en intégrant le nom ou encore le titre du signataire. Il vous reste ensuite à imprimer et à signer ou à donner à signer à la bonne personne. Vous pouvez également garder le document au format électronique pour une signature numérique avant envoi.
Insérer une signature numérique dans un document Word, comment procéder ?
Vous voulez signer numériquement votre fichier Word avant de l’envoyer, sachez que l’opération n’est pas aussi complexe comme on peut le croire. Après avoir ajouté une ligne de signature à votre document Word, vous devez installer un certificat de sécurité pour la signature. Si vous n’en disposez pas encore, vous pouvez en générer à partir d’un logiciel spécifique ou en faire une demande auprès d’un partenaire de Microsoft. Après avoir obtenu un certificat de sécurité, il vous reste à cliquer sur la ligne de signature et à suivre les étapes mentionnées. Vous aurez alors un fichier signé prêt à envoyer.